Så surfar du på digitaliseringsvågen i coronatider - och undviker dyra misstag

Digitalisering. Vi inleder intervjun med Daniel Stark genom att låta honom konkretisera det generiska uttrycket. Kan han spontant nämna ett mindre företag som lyckats —med digitalisering?

“Som ett positivt exempel kan jag nämna min vän, som tog över sin pappas firma inom renoveringsbranschen. Tidigare hade pappan skött hela företagets administration och fakturering helt manuellt, och min vän hade tänkt ‘hur i hela världen ska jag hinna täcka upp för allt han gjorde?’.”

Vännen bestämde sig för att automatisera all enklare administration och fakturering med olika verktyg: “Till slut lyckades han rationalisera bort hela sin pappas jobb.”

Det är sådana små vinster som Daniel Stark, strategi- och affärsutvecklingschef för mindre företag på Telia, vill kunna återskapa bland den stora massan av svenska företag. På vägen vill han få fler företagare att förstå att digitalisering – långt ifrån att vara ett allt-eller-inget åtagande – oftast uppnås genom små steg, för att resultera i en stor effekt.

“Jag vill att fler företag ska se möjligheterna med digitalisering, och inte bara det jobbiga med att komma igång. Det finns många saker man kan göra för att nå bättre lönsamhet och tillväxt – utan att behöva tänka om hela verksamheten,” säger Stark. “Sen har coronaviruset satt ännu mer tryck på det hela.”

Digitalisering är en väldigt subjektiv paraplyterm för många olika aktiviteter och teknologier: både automatiserad bokföring och att dela bilder från bolagets fredagsfika på sociala medier kan räknas in. I grund och botten handlar det om att luckra upp potentialen i ett företag. Att göra en verksamhet snabbare, mer konkurrenskraftigt eller lönsamt med hjälp av digital teknik.

Några övergripande sätt att uppnå det på är:

Automatisering av

• Marknadsföring för att nå nya kunder och intressenter
  • t.ex. Adwords för digital marknadsföring; skapande av innehåll eller uppdatering av hemsidan'
• Arbetsflöden och interna processer
  • skapa en faktura automatiskt vid försäljningstillfälle, mm.
  • smarta scanningtjänster för fakturahantering mm.
• Enkel administration
  • bokföring, fakturering, kvittoredovisning
• Kundhantering, för att datadrivet samla in information om kunder
  • användning av CRM-verktyg, tjänster för att signera avtal och dokument på distans.

Informationshantering

• Hur snabbt kan företaget hantera och söka information för det dagliga arbetet?
  • gäller filer, dokument, interna system, research mm.

Distansarbete

• Kan anställda enkelt kommunicera och samarbeta med varandra på distans?
  • videomöten och andra verktyg för att underlätta distansarbete
  • större användning av molninfrastruktur för att minska beroende på fysiska servers och underlätta flexibelt arbete över landsgränser

Sociala Medier

• Arbetar företaget aktivt i sociala medier för att kommunicera med kunder, intressenter och leverantörer?

Digitala säljkanaler: e-handel

• Bedriver bolaget någon form av e-handel för att växa affären?

Vi kan även tillägga dataanalys, användning av AI och utveckling av digitala produkter och tjänster som ytterligare sätt att röra sig mot digitala affärsmodeller.

Det finns en stor skillnad i digital mognad beroende på företagets storlek och bransch. Det är klart att större företag har massiva resurs- och kunskapsmässiga fördelar när det kommer till digitalisering. Enligt en färsk undersökning från Capcito, är brist på tid, samt brist på pengar för digitala projekt de största hindren bland mindre företag (med färre än 100 anställda).

För allt fler företag inom IT-branschen och tjänstesektorn är digitaliseringen hela kärnan i deras affär. Men för de flesta bolag och branscher i Sverige, från storbanker till secondhand-butiker, handlar det om att göra gradvisa förbättringar till en existerande verksamhet.

Men för mindre bolag är det ofta krångligt att komma igång ordentligt. Och i många fall är det ingen prioritet. Om saker redan rullar på med pålitliga nyckelkunder och högkonjunktur, kanske man klarar sig långt genom att förlita sig på e-mail, en enkel hemsida, och inte så mycket mer. Men coronakrisen har accelererat digitalisering i alla aspekter av samhället — och börjat utmana den verkligheten.

Hur viktigt kommer det att bli med distansarbete?

“Det är nog viktigt att se till att anställda kan jobba på distans oavsett tid och plats. Den beredskapen ökar flexibiliteten i bolaget och ger anställda fler alternativ i vardagen. Det gynnar företaget inte bara internt, men även i affärsutvecklingen. All sorts digital interaktion med kunder och intressenter har fått en mycket större betydelse; att man har förmågan att arbeta smidigt och nå ut till kunderna.”

Så, hur kan ett mindre företag komma igång, om man väl bestämt sig för att bli mer digitalt? Det finns givetvis en hel vetenskap bakom det hela, och svaret på frågan skiftar beroende på företagets storlek, fas och bransch.

Daniel Stark understryker att det man inte ska göra, är att “i ett andetag tömma företagskortet på administrationsverktyg, eller försöka flytta hela bolaget till molnet.”

Istället gäller det att noggrant välja vad man vill förbättra.

“Man kan ta små steg inledningsvis, utan att behöva förändra hela bolaget på en gång. Man behöver inget managementkonsultbolag för det.”

Eftersom varje företags utgångspunkt är unikt, är det viktigt att företagaren utvärderar verksamheten, och skaffar sig en uppfattning om hur digitala verktyg (eller affärsmodeller) kan spara tid – eller öka intäkterna. “Det gäller att ta initiativ och tänka efter vad ni vill förbättra, och vilka åtgärder eller verktyg som kan stötta er i det arbetet. På så sätt kan man se effekter rätt snabbt,” säger han.

Det är nu den kända termen digitaliseringsresa (eller, digital transformation journey) kommer in i bilden: “Allt handlar om att inleda en resa, att testa sig fram på vägen. Det går att komma igång till exempel genom att introducera ett system för att effektivisera kundanskaffning, marknadsföring eller enklare administration. Sen det går att komma fram till målet genom att jobba metodiskt.”

“Det allra viktigaste är att komma igång,” avslutar Daniel Stark.

Steg 1: Analysera din egen verksamhet

Ta ett fågelperspektiv på verksamheten, och fråga er: var vill ni göra förbättringar i företaget? Försök identifiera flaskhalsar där rätt sorts digital lösning skulle kunna göra skillnad.

Kanske ödslar ni tid och möda på att försöka hålla detaljer om nya kunder i olika dokument, inkorgen eller huvudet. Ibland kanske ni tappar lukrativa prospekt av den enkla anledningen. Då kan det löna sig att göra kundhantering mer centraliserat (och datadrivet), t.ex. genom ett CRM-verktyg.

Steg 2: Skaffa information från omgivningen — och se hur andra bolag i din bransch gör

Det finns flera olika sätt att utvärdera det egna företaget, och se vilka områden som du inte är så digital inom. En enkät (se nedan) eller en snabb konsultrådgivning kan ge en tydligare bild kring vilka arbetsflöden man bör effektivisera för att fria upp resurser.

Dessutom kan det vara bra att inspireras av företag inom er bransch, genom att läsa branschpress eller spana in konkurrenternas hemsidor. Om ni redan vet vilka system ni är ute efter; se då till att utforska de olika alternativen så att tjänsten passar just ert företag.

Testa ditt företag genom Telias skräddarsydda digitaliseringstest här.

Steg 3: Välj ett projekt, och ta fram en ordentlig plan

Digitaliseringsarbetet är i grunden som vilket projekt som helst, som kräver en tidsplan, budget och ett förväntat affärsmässigt utfall. Utan att spika ner en ordentlig projektplan för bolagets digitalisering är det lätt hänt att det nedprioriteras.

Om ni vill automatisera bolagets fakturering genom ett molnbaserat affärssystem, kan det vara bra att jämföra tidsbesparingarna med kostnaden för verktyget. Dessutom kan det löna sig att utse en projektansvarig.

Beroende på bransch, kan initiativen se väldigt olika ut. Under coronakrisen har det blivit vanligare för bolag att hitta nya säljkanaler genom att satsa på e-handeln.

Steg 4: Sätt igång

Det kan kännas som att allt måste ske på en gång, men försök ha tålamod och fokusera på att uppnå resultat utifrån företagets egna förutsättningar. Följ upp på hur väl digitala arbetssätt fungerar, och kom ihåg: hellre ett väldigt lyckat projekt än fem halvdana.